Les commandements du manager à distance

Le chiffre est impressionnant : 71 % des personnes qui n’avaient jamais travaillé à domicile avant cette crise sanitaire souhaiteraient désormais bosser à distance au moins un jour par semaine, selon une étude de la société de conseil immobilier Colliers International, publiée en avril. Un sacré défi pour les salariés, mais aussi pour leurs managers et dirigeants. Car la gestion d’une équipe à distance s’est révélée parfois différente et challengeante pour nombre d’entre eux. Pour de bonnes pratiques, et de bons usages, voici les commandements du manager à distance, à suivre pour s’assurer de l’engagement de son équipe, sans tomber dans le fliquage.

Un emploi qui a du sens : c’est ce que vise de plus en plus la nouvelle génération. Et ce déjà avant le confinement ! Selon un sondage Opinionway de février 2020, 95 % des jeunes nés après 1997 jugent important ou prioritaire la quête de sens dans leur futur emploi. La crise traversée pourrait encore renforcer cette aspiration. »Il est nécessaire de remettre ce qui caractérise l’être humain au cœur du système. Donner du sens est le point de départ, à questionner dans tout ce que l’on fait au travail. Durant le confinement, nous n’avons pas travaillé dans les mêmes conditions que d’habitude, avec de nouvelles contraintes. Pour le manager, dans cette situation à distance, il est essentiel d’élaguer, de prioriser, de mettre de côté les tâches moins importantes et de souligner le fondamental pour le fonctionnement de la structure », estime Sonia Levillain-Desmarchelier, consultante et professeure d’éthique dans le management à l’Iéseg. Un changement de paradigme important pour les équipes, mais aussi pour les entreprises à l’avenir. »Les jeunes sont très demandeurs de cette question de sens, je vois une vraie évolution et remise en question de nos élèves sur la façon dont on fait du business. Et cela peut être une clef pour certaines entreprises qui ont du mal à recruter et fidéliser », précise-t-elle. Une certitude : plus de la moitié des jeunes se déclarent prêts à accepter un travail moins bien payé, à condition qu’il ait du sens.

Rassurer, cela passe aussi par une attention à la pression portée sur ses équipes, à distance. »Les managers doivent faire respecter aussi le droit à la déconnexion. Certains nouveaux télétravailleurs vont aux toilettes avec leur téléphone, de peur de rater un appel ! Là, c’est au chef de fixer des règles, de veiller à la sécurité de chacun et de respecter les consignes posées. S’il demande à l’équipe de ne pas envoyer de mails le dimanche, il ne doit pas le faire lui-même. Un manager « no-life » qui harcèle pour savoir sans cesse où est le salarié, c’est une calamité », soupire Nathalie Olivier, formatrice RH, animant notamment pour Orsys des cursus sur le télétravail. Donner du sens et respecter ses équipes, voilà une bonne base pour un nouveau manager à distance.

Connaître » l’état des troupes ». Voilà la difficulté de Laurent Kocinski, CEO de la start-up fintech Meelo, au début du confinement, lorsque toute l’équipe se retrouve en télétravail. »Au bureau, on voit tout de suite si quelqu’un n’a pas l’air en forme, cela permet de prendre la température plus facilement. Alors qu’à distance, l’informel est plus compliqué. Il faut trouver des solutions pour ouvrir la parole », raconte-t-il. Face aux inquiétudes de ses collaborateurs, il organise une réunion virtuelle collégiale tous les vendredis matins. »L’occasion de faire un point RH, financier et commercial, sur où en est l’entreprise. Nous avons aussi commencé au bout de la troisième semaine des points individuels, d’une dizaine de minutes, pour que chacun puisse s’exprimer. Et on appelle d’abord ceux qui parlent le moins en collectif », détaille le dirigeant. Ces petits rituels créent des interactions avec l’équipe et lui semblent indispensables.

Chez Formapart, cabinet spécialisé dans la » facilitation des méthodes collaboratives », un autre rituel s’est mis en place. »À la fin de chaque semaine, nous envoyons un message sur notre groupe WhatsApp commun, pour savoir ce que chacun a apprécié cette semaine. C’est un bon baromètre : si personne ne répond, c’est que la semaine a été intense. Le lundi, on fait alors un tour de table, pour vérifier que tout le monde va bien », raconte Marie Fauré, » facilitatrice » dans la boîte. »Trouver un équilibre n’est pas évident, mais il est important, même à distance, de développer l’informel. Cela peut passer par une connexion dix minutes avant, pour laisser un peu de place au papotage en début de réunion. Ou en organisant des cafés virtuels, où l’on parle de tout, sauf de travail. Le manager doit prendre régulièrement contact avec les personnes pour lesquelles le télétravail est nouveau, car elles risquent d’être déphasées et de ne pas oser en parler », confirme Emmanuelle Bernardin, professeure de management à Audencia. Du temps qui ne sera pas perdu, mais bien bénéfique pour la cohésion et la motivation de l’équipe.

Le tout sans tomber dans la réunionnite trop aiguë. »Lorsque les collaborateurs sont éloignés, il est facile pour eux de tomber dans des routines de travail improductives. Il est certain qu’un dirigeant peut aller trop loin, par exemple en organisant trop de « check-in meetings ». Autre risque pour les leaders virtuels : les salariés doivent rester responsables de leur propre productivité. Les dirigeants efficaces doivent trouver un équilibre entre la confiance qu’ils accordent à leur équipe pour qu’elle accomplisse le travail et la responsabilisation des personnes en matière de performance », pointe quant à lui Ryne Sherman, responsable du département de recherche du cabinet Hogan Assessments, qui a justement publié une étude sur les qualités d’un leader virtuel. Parmi elles : l’altruisme et la curiosité.

Le mot clef pour driver ses équipes à distance, pour Thibaut Chesné : l’empathie. Directeur des opérations de la PME Report One, il découvre le télétravail massif lors de ce confinement. »La distance demande de développer l’empathie envers ses collaborateurs. Il faut pouvoir écouter et comprendre leurs conditions de travail, faire preuve d’écoute et de communication. C’est un catalyseur, car ces difficultés existaient déjà auparavant, mais la distance vient amplifier les petits écarts, d’où l’importance de plus d’écoute en cette période délicate ».

De son côté, Pierre Banzet, CEO de la société Transchain, met en avant l’importance de s’adapter aux personnalités face à lui. »Pour donner un exemple, une de mes collaboratrices a besoin d’être complimentée, c’est sa source de motivation, son moteur. Une autre a davantage besoin de chiffres clairs sur sa performance. Or, le business ayant été fortement réduit, il a fallu trouver comment la rassurer sur ses capacités », détaille-t-il. Une bonne habitude que doivent en effet prendre les managers, pour la formatrice Nathalie Olivier : « S’adapter à la personne est en effet important. L’idéal est de tendre vers un management bienveillant, à l’écoute, en encourageant la personne. L’empathie, c’est aussi se mettre à la place de l’autre, tout en restant équitable ». Et éviter de tomber dans le jugement.

C’est un autre point délicat et central. Car qui dit télétravail dit outils numériques pour continuer à collaborer et à échanger. Et le manager ne peut se permettre de découvrir ces solutions en même temps que ses équipes. »Les managers doivent être à jour sur les outils. Il en existe une multitude, il faut donc déterminer quelle est la bonne solution pour chaque usage, prévoir le temps d’acculturation et s’assurer que les équipes sachent bien l’utiliser, » recommande Marie Fauré, de Formapart. Dans la start-up Yubo, l’utilisation des outils numériques est quotidienne, comme l’explique Sacha Lazimi, le CEO. »Pour communiquer, nous avons Slack. Nous utilisons aussi Trello et Jira, des tableaux pour suivre l’avancement de chacun en temps réel. Depuis quelques mois, nous utilisons aussi l’outil SuperMood, qui envoie un questionnaire chaque semaine aux collaborateurs. Cela permet de faire remonter leurs éventuels problèmes et de donner leurs feedbacks sur le quotidien au travail », décrit-il. Grâce à tout cela, et une culture d’entreprise déjà tournée vers le numérique, la période du confinement s’est relativement bien passée dans la boîte. De bonnes pratiques et des usages à recommander aux managers encore à la recherche du bon équilibre à distance.