Une réunion à 106, en ligne. Mission impossible ? C’est le défi que s’est lancé Jacques Fayolle, président de la Conférence des directeurs d’écoles françaises d’ingénieurs. Son objectif : réunir ses confrères afin d’échanger sur les sujets du moment. « J’avais un peu peur au départ, mais finalement, tout s’est bien passé. Nous avons utilisé Zoom, et d’emblée, j’ai proposé des “règles d’hygiène” : couper les micros pour le confort auditif de tous, et ne donner la parole qu’à ceux qui “lèvent la main” numériquement. Les participants ont joué le jeu et la parole a bien circulé », se réjouit-il. Il a fallu davantage de préparation, la durée a un peu débordé, mais l’exercice est réussi. Avec l’idée, de, pourquoi pas, conserver cette utilisation à l’avenir, en alternance avec des rencontres réelles.

Depuis le début du confinement, c’est devenu une véritable habitude : les réunions en ligne et en visioconférences font désormais partie intégrante des journées des télétravailleurs. Microsoft revendique ainsi une croissance de 1 000 % du nombre de visio sur son outil Teams, en mars 2020. Et indique que la durée moyenne des échanges a augmenté « de plus d’une heure ». Il faut dire que les boîtes françaises aiment les réunions. Selon un sondage Opinionway de 2017, nous y passerions 4 h 30 en moyenne, chaque semaine. « La réunionnite n’a pas attendu les outils numériques ! Et en plus, dans une situation de crise, tout le monde a la trouille de faire une erreur, il y a donc une multiplication d’échanges et de contacts, comme pour se rassurer. Je dois dire que je suis impressionné par le taux de présence et de ponctualité dans mes dernières réunions en ligne. On a besoin de parler, de se voir, de recréer du lien », pointe Maurice Thévenet, professeur de management à l’Essec. Son conseil : préparer d’autant plus l’échange virtuel, pour éviter de s’éparpiller.

Petites habitudes et communication en ligne

Recréer du lien, c’est l’objectif des neuf salariés de la start-up Obvy, spécialisée dans la sécurisation des transactions entre particuliers. « Nous avons un petit rituel : tous les matins à 10 h, l’équipe se retrouve pour une “mêlée”, chaque collaborateur prend la parole de façon succincte pour faire le point sur ce qu’il a fait la veille et ce qu’il va faire aujourd’hui. C’est une habitude au bureau, que nous avons décidé de réaliser sur Skype pendant le confinement. Je suis content que l’on ait réussi à conserver ce rituel numériquement, car même à distance, nous arrivons à échanger, sans problème de latence ou d’attention », explique Charles-Henri Gougerot, le CEO. Ces rendez-vous matinaux durent un peu plus longtemps que d’ordinaire, mais le dirigeant les juge indispensables.

Lire aussi : Sport connecté : la pause pour souffler pendant le confinement

Virginie, elle aussi, apprécie ces moments d’échange online. Elle travaille dans l’univers de la mode. « Nous avons des points fréquents avec ma cheffe, en duo, puis des réunions plus globales avec toute l’équipe. Finalement, c’est presque positif : la communication est plus fluide et directe ainsi, alors que d’habitude, on apprend les choses via les bruits de couloirs. J’apprécie aussi de pouvoir parler au calme avec ma N+1, qui est très sollicitée au bureau et tout le temps interrompue. C’est beaucoup plus agréable et efficace ! », s’amuse-t-elle, craignant néanmoins que les mauvaises habitudes reviennent vite au galop.

Des journées entières de réunions…

Des réunions utiles, oui. Mais parfois, elles peuvent se montrer omniprésentes… Claire est ingénieure, salariée d’une société de consulting dans l’IT. Les visio, elle les enchaîne. « Je regarde mon calendrier des trois dernières semaines : j’en ai tous les jours. Jeudi dernier, j’ai passé sept heures en call ! Dans ce cas, c’est épuisant, j’ai l’impression de ne pas avancer dans mon travail et d’être beaucoup moins productive », soupire-t-elle, avec l’impression d’être un peu bloquée. Difficile de refuser les cafés virtuels, plus informels, avec ses collègues. Ou de ne pas échanger avec son client, qui a besoin d’être rassuré.

« Mon conseil serait de dédier une plage précise, par exemple d’une à deux heures à la communication avec les autres. Une journée remplie de réunions est épuisante, ce n’est pas tenable, il faut donc s’organiser, choisir celles auxquelles réellement participer, ou déléguer. Il faut trouver un équilibre », souligne Stefan Crisan, enseignant à l’Edhec Business School et directeur des opérations d’Edhec online. D’autant que, déjà bien avant le confinement, à peine la moitié des réunions étaient jugées productives par les salariés…

Lire aussi : Séverine Erhel : « Le confinement met en avant l’usage bénéfique que les enfants peuvent tirer des écrans »

Pour garder le cap, il est aussi nécessaire de les cadrer. « Il faut des garde-fous sur la durée ! Une réunion d’une heure peut être pertinente, mais risque d’être trop dense au-delà. Si on les enchaîne, cela peut créer des maux de tête, des vertiges, et l’on a l’impression d’avoir passé la journée sur son écran. Les gens doivent être concis, aller droit au but. Une bonne pratique pourrait être de se fixer un temps de 45 minutes ou une heure maximum, avec toujours une pause entre deux réunions. Tout en conservant, à côté, des moments informels sur la base du volontariat, pour prendre un café ensemble ou discuter de façon plus conviviale », suggère Ludivine Calamel, professeure à Grenoble École de Management et coach professionnelle. Mieux cadrer ses réunions, pour mieux les vivre. Et réserver les moments plus informels à d’autres plages horaires.

Des « intrusions » dans l’intimité ?

Ces conseils sont importants, car certains peuvent mal vivre la situation. Élodie* travaille pour une société de production dans l’univers de la télévision. Et elle craque ! « J’ai une réunion en visio tous les matins à 9 h, alors que normalement, nous arrivions au bureau à 10 h, ce qui allonge mes journées de travail déjà longues et denses. Au début du confinement, nous passions la majorité de notre temps en réunion. Je n’avais parfois rien à dire, mais je n’osais pas me lever ou faire autre chose. Heureusement, cela s’est un peu amélioré… Mais je préférerais des appels audio, je trouve que la visio n’apporte pas grand-chose et me gêne. On me voit dans ma chambre, mon environnement à moi, et je trouve cela intrusif, surtout dès le matin», soupire-t-elle. Entre les appels, visio, SMS, WhatsApp, elle n’en peut plus de son écran.

Cette fenêtre ouverte sur l’intimité des salariés peut en effet être mal vécue. « Rien qu’en voyant le mur derrière la personne peut nous en apprendre sur elle ! Certains se mettent en scène devant leur bibliothèque. Personnellement, je suis favorable à un cadre sobre, un mur blanc. Il faut éviter le bazar derrière soi. Idem pour le jardin, surtout si l’on échange avec ses supérieurs, qui peut renvoyer une image moins sérieuse. Si cela est possible, prévoir un lieu distinct pour les réunions en visio peut aussi être une façon de rythmer sa journée et de bien séparer ces moments », propose Marc Ohana, professeur de comportement organisationnel et de RH à Kedge Business School. À ses yeux, ces réunions sont néanmoins indispensables en ces temps de confinement et de distanciation sociale. « Le travail n’est pas qu’un lieu de productivité, c’est aussi un lieu de socialisation, que l’on ne peut supprimer du jour au lendemain de nos vies. Garder ce lien est essentiel, et c’est souvent par ces réunions en ligne que cela passe », constate-t-il. Et si les outils sont désormais bien intégrés par la majorité des salariés en télétravail, gageons que nombreux seront heureux de retrouver les bonnes vieilles réunions, au moins dans un premier temps, au lever du confinement. La preuve : selon un sondage mené par Deskeo, 76 % des salariés regrettent déjà le bureau.

Laura Makary
Laura Makary
Plume Journaliste